INTRODUZIONE
Maria di un solo anno po’ più anziana e Ada in procinto di sposarsi sono due amiche fin dall’infanzia .
Col passar degli anni l’amicizia si è mantenuta anzi è andata sempre aumentando. Erano ambedue interessate in molti settori comuni come la musica, l’arte in genere, i viaggi ecc, ecc. Un elemento che trattavano spesso nelle loro discussioni era quello riguardante la socialità, il rapporto tra persona e persona, le questioni sociali relative alla salute pubblica ed il lavoro che scarseggiava soprattutto per i giovani. In tutto questo si trovavano così bene da aver più volte sostenuto che loro due sarebbero state amiche sempre fino alla vecchiaia e soprattutto non ci sarebbero state delle motivazioni che potessero provocare il dissapore tra amici del tipo delle questioni economiche, le scelte sul modo di passare il tempo, i giochi e le letture da prediligere. Ecco tutti questi elementi, nella loro convinzione, non sarebbero mai riusciti a scalfire la loro profonda amicizia fino a ripetersi spesso: noi saremo sempre amiche, sempre.
Maria era quella che si sentiva la più matura, quella che gradiva molto essere lei a decidere sul da farsi mentre Ada, nella sua naturale semplicità, si dichiarava soddisfatta di questo trovare sempre il piatto pronto perchè già preparato dall’amica.
Ambedue laureate in ingegneria elettronica, durante la loro gioventù avevano moltissimo giocato con i computer ma ora vorrebbero mettere a frutto sia l’esperienza fatta personalmente sia tutto quello che avevano imparato durante lo studio. Discorrendo tra di loro, spesso si concentravano sul da farsi in un futuro ormai prossimo, Era soprattutto Ada a sostenere che nella scelta del lavoro bisognava orientarsi verso impegni interessanti. Lei sosteneva che, per far bene un lavoro e passare bene le giornate, era indispensabile che quel lavoro fosse adatto alla propria personalità, in tal caso diventava al tempo stesso piacevole e ben fatto. Per quanto riguarda il proprio modo di essere, Ada amava molto l’organizzazione di base che era , secondo lei stessa, di maggior gradimento rispetto ad una attività di produzione di beni. In questo senso raccontava di aver potuto conoscere una abitudine deleteria e molto molto diffusa che era quella di una cattiva archiviazione delle documentazioni sia cartacee che digitali. A suo avviso sia negli studi privati e sia nelle ditte importanti si evitava la grande perdita di tempo che sarebbe stata necessaria per una razionale organizzazione degli archivi: normalmente il tempo prezioso era sempre dedicato alla produzione vera e propria poiché era dalla produzione stessa che derivava l’utile. Invece, Ada ne era sicura, da una buona sistemazione di tutti i documenti sia importanti (contratti, convenzioni, ecc.) e sia secondari come ad esempio la corrispondenza ed i messaggi via internet, derivava alla fin fine un grande risparmio di tempo da impiegare appunto alla produzione. Maria apprezzò questo ragionamento dell’amica ripromettendosi di metterlo in pratica.
PROGRAMMA DI ATTIVITA’
Allo scopo decidono di esaminare nel dettaglio i programmi applicativi per computer già pronti ed atti alla buona organizzazione degli archivi in genere. Impiegano molto tempo per studiare a fondo la disponibilità ed arrivano alla conclusione che esiste la possibilità di procurarsi degli ottimi programmi di archiviazione alcuni dei quali si basano sui seguenti ottimi principi:
- Rendere più snelli, veloci ed efficienti i processi di lavoro
- Eliminare la carta con tutte le sue lentezze, inefficienze e duplicazioni
- Diminuire i costi di gestione operativa
- Ricercare in tempi rapidi e in maniera semplice tutte le informazioni
- Ridurre gli spazi dedicati all’archiviazione
A questo punto viene radicata in ambedue le amiche la convinzione che era quella la strada da percorrere. Si impegnano quindi a sperimentare l’uso di alcuni di questi programmi facendo diversificate prove di archiviazione di documenti, seguendo passo passo le regole dettate dalle annesse istruzioni
Tra quelli sperimentati scelgono un programma per PC che appare il più sicuro e semplice. Con questo e utilizzando diversificate organizzazioni di archivi personali arrivano ad avere una buona conoscenza dell’uso e dei risultati che se ne possono ricavare. Ferma restando la grande amicizia che le lega tra di loro nel riaffermare che nemmeno il lavoro in comune potrà scalfirla, decidono di aprire un piccolo studio in un ambiente preso in affitto sul fronte strada della loro città e da considerarsi una vera comunione paritetica tra di loro due su tutti i fronti da quello economico a quello decisionale . Cominciano quindi a fare della pubblicità via internet e sia sulla stampa locale proponendosi come ditta dedita all’archiviazione e all’organizzazione dell’archivio sia di piccoli studi personali sia di società che hanno grandi volumi di documenti da conservare in ordine soprattutto con possibilità di ricerca mirata. Per Iniziativa di Maria, che, essendo un po’ più anziana e per la sua mentalità di essere sempre in testa alle vicende, si sente come la più responsabile della nascente ditta, si pensa di fare visita ad un un parente che ha un piccolo studio di commercialista per parlargli del problema, prendere visione del suo archivio e documenti allo scopo di rendersi conto della situazione ed al tempo stesso fargli la proposta di riorganizzazione di tale massa cartacea e digitale. Trattandosi del primo esperimento non viene richiesto alcun compenso e ci si riserva di insegnargli le modalità da seguire autonomamente oppure continuando con incarico a loro della continuazione. La proposta viene accettata e le due amiche prendono visione dettagliata dello studio verificando in toto la consistenza delle documentazioni presenti sia cartacee che digitali L’organizzazione viene suddivisa in due parti: per i documenti cartacei vengono adibiti alcuni armadi dove sistemare le pratiche mentre ne viene redatto il registro digitale con numerazione progressiva e descrizione sommaria documento per documento. Per quanto riguarda invece la documentazione digitale viene adottato il programma che Maria e Ada avevano sperimentato inserendolo quindi nel computer del parente ed insegnandogli l’uso in modo che potesse egli stesso continuare nell’archiviazione secondo il metodo impostato
L’elemento fondamentale su cui si basa l’archiviazione, è una grande possibilità di ricerca di ogni documento sia se costituito da un’intera cartella sia se documento singolo. Ad esempio un contratto era possibile ricercarlo in triplice modo: cercandolo per nome, per argomento trattato o per il dossier di cui fa parte.
INIZIO DELLA CLIENTELA
Dopo qualche tempo arriva il primo cliente: è un avvocato che ha un discreto numero di pratiche alcune delle quali cartacee e che hanno bisogno di un archiviazione ordinata. Anche in questo caso le due ragazze inseriscono nel computer dell’avvocato il programma di archiviazione e lo insegnano all’impiegata dell’avvocato stesso per iniziare a effettuare la archiviazione secondo il nuovo sistema digitale. Questa prima esperienza reale di organizzazione di un archivio è stata molto utile perché ha fornito alle due amiche un’idea chiara di come comportarsi sia nei rapporti personali con i clienti e sia nella questione economica. In questo primo campione di lavoro la parcella applicata è stata piuttosto contenuta visto che si è trattato dell’inizio lavoro .
Dopo aver chiesto ed ottenuto l’autorizzazione dall’avvocato presso il quale era stato effettuata l’organizzazione di cui si è detto, Maria e Ada hanno provveduto a comunicare agli altri studi legali della città di aver con esito positivo effettuato l’archiviazione di tutta la documentazione dello studio legale di cui sopra sperando di ottenere qualche incarico suppletivo. Infatti due altri studi di avvocato, prese le necessarie informazioni presso il collega di cui si è detto, hanno affidato alle due socie della ditta, la medesima organizzazione di archivi piuttosto corposi in fatto di documentazione..
Con il passare del tempo, sia grazie alla pubblicità continuativa effettuata su internet e sui giornali e sia per il passa-parola di coloro che avevano adottato la nuova organizzazione archivio trovandola soddisfacente, allo studio di Maria ed Ada sono arrivate nuove richieste di archiviazione razionale di tutti gli incartamenti e documenti presenti nelle varie sedi a seguito delle quali alle due contitolari dello studio di archiviazione è subentrato un impegno lavorativo così elevato da renderne difficoltosa l’esecuzione. In tale frangente diventò necessario o assumere una valente ragioniera giovane alla quale insegnare il nuovo sistema di archiviazione ed in secondo luogo provvedere ad affittare un ufficio più grande.
INCREMENTO DELL’ATTIVITA’ ED INIZIO DEI DISSAPORI
Il lavoro continua in un crescendo continuo ed a questo punto le due amiche, che erano sempre andate d’amore e d’accordo, cominciano a discutere animatamente sulle questioni di ogni giorno. Appare del tutto inutile ricordare la promessa fatta a suo tempo di impegnarsi a far in modo che nemmeno il lavoro avesse a inficiare la loro grande amicizia, perché, nonostante tutto ciò, esse cominciano a litigare di brutto.
I problemi che nascono sono di diverso ordine . In un primo tempo si tratta delle modalità per far lavorare i dipendenti ed è sempre Maria che ritiene di essere la piú meritevole in quanto, non sposata, afferma di aver dato tutta sé stessa alla ditta comune, in secondo tempo si discute sul modo di avvicinare ed intrattenere i clienti sul quale esiste netto dissenso. Infine il disaccordo riguarda la parte economica in quanto è sempre Maria che comincia a dire che lavora soltanto lei mentre l’amica passa le giornate senza fare quasi nulla . In questo settore il dissenso è molto accentuato. Le cose proseguono di male in peggio tanto da dover decidere di dividere l’azienda in due parti Da rilevare i dettagli della questione economica che sono di duplice ordine . Nessun problema per lo stipendio che ognuna delle due comproprietarie da sempre preleva dalla cassa comune una quantità di denaro identica a quella dell’altra. Il dissidio grave nasce sulla proprietà dell’ufficio dove lavorano in quanto qualche anno prima, a seguito dell’aumentato introito economico della ditta, si era deciso di acquistare la parte di edificio dove lavoravano intestandolo in parità alle due amiche-colleghe . Al momento della divisione ognuna delle due pretende di avere in proprietà esclusiva, l’edificio dove lavorano in quanto la clientela è ormai indirizzata verso quell’ufficio mentre l’apertura di una sede staccata imponeva di partire da zero clientela dovendo rifare tutta la trafila che per il suo sviluppo aveva richiesto anni ed anni di lavorio. Dal punto di vista formale non si intravedeva alcuna motivazione per affermare la preferenza per una o per l’altra delle due proprietarie . Era sempre Maria a protestare in quanto sosteneva di essere stata lei stessa a portare avanti la società seguendo con maggior rigore la clientela ed essendo sempre presente in ufficio contrariamente all’altra che, a causa di diverse vicissitudini vuoi di carattere sanitario vuoi dovute alla costruzione della sua nuova casa, vuoi alla nascita di tre figli, aveva mantenuto una presenza molto più modesta. Quest’ultima, al massimo dell’arrabbiatura, si opponeva caldamente asserendo inammissibile l’uso di argomenti come le malattie e la nascita di figli per discutere di problemi economici .
NECESSITA’ DI VENDERE L’ATTIVITA’
Alla fine Ada ritiene impossibile continuare la trattativa di divisione di un’attività diventata tanto brillante grazie al lavoro di ambedue le proprietarie sostenendo invece che la soluzione è soltanto una: provvedere alla vendita dell’intera proprietà immobiliare e di avviamento d’ impresa, al miglior offerente e quindi dividere in due parti uguali il ricavato.
A questo punto la discussione era veramente arrivata ad un punto morto : l’una sosteneva l’impossibilità di distruggere una attività tanto bella vendendola a terze persone l’altra sosteneva che questo era l’unico rimedio per comporre un diverbio diventato impossibile da conciliare.
Nel frattempo l’attività ne risentiva in pieno poiché non risultavano risolti i problemi posti dalla clientela la quale cominciava a percepire il cattivo funzionamento dell’ufficio. Anche il personale, che ormai ammontava a 5 unità, si trovava a mal partito non ricevendo disposizioni utili a risolvere i molti problemi presentati dalla clientela Infine l’economia viaggiava in negativo. Gli importi da pagare per il personale e tutte le altre spese fisse e variabili, trasformavano poco a poco una vera fonte di guadagno quale era prima la società in un deficit sempre crescente.
LA DENUNCIA ALL’AUTORITÀ GIUDIZIARIA
Un nuovo imprevisto. Arriva alla ditta una denuncia in tribunale per smarrimento di un documento importantissimo dal quale l’avvocato cliente della ditta, ha subito un notevole danno economico essendovi compreso anche il danneggiamento dell’immagine dello studio. Richiede pertanto il rimborso dei danni. La motivazione della denuncia è esattamente la seguente: notevole danno economico dovuto allo smarrimento del contratto di appalto dell’impresario XXYY impossibile da rintracciare seguendo le istruzioni del programma di archiviazione.
Andando a fondo della questione risulta essere proprio Maria la maggiore responsabile dell’accaduto per aver essa stessa eseguito l’organizzazione dell’archivio di quell’avvocato. Maria oltre che sentirsi offesa nella sua dignità deve constatare come la situazione attuale del lavoro sia veramente penosa essendo imputata in una nuova causa che si aggiunge a quella da lei stessa intentata con Ada.
UN DIPENDENTE SI LICENZIA E MINACCIA DI CREARE UNO STUDIO IN CONCORRENZA
A tutto questo bisogna aggiungere una vera calamità. Un dipendente della ditta ed in particolare il migliore in tutti i sensi da quello morale di comportamento, a quello tecnico di svolgimento delle pratiche più importanti , avendo constatato il pessimo andamento della società, si era licenziato prevedendo di essere quanto prima mandato forzatamente a casa e fissandosi in mente di voler costituire in proprio una piccola ditta che facesse esattamente il lavoro di cui si parla.
Maria, che a suo dire non si era nemmeno sposata proprio per poter dare tutta sé stessa alla ditta, propose di acquistare la quota parte di Ada diventando intera proprietaria della totalità della società, Il tentativo di accordo andò subito in fumo per le notevoli differenze economiche che sussistevano tra la modesta offerta in denaro fatta da Maria e la corrispondente vera e propria esagerazione della richiesta di Ada.
IL RICORSO ALLA GIUSTIZIA
Risulta chiaro che la situazione di Maria sta diventando talmente disastrosa da dover ricorrere alla giustizia per dirimere due questioni molto difficili. Infatti essa, trovatasi un buon avvocato, citò in giudizio Ada, con la presunzione di essere quella che aveva lavorato molto di più nella società e quindi chiedendo le fosse assegnata una quota di proprietà ben maggiore della metà richiesta da Ada medesima. A sostegno della sua tesi portava il numero di pratiche svolte da ciascuna delle due socie da cui risultava un 70% nettamente a suo favore. A sua volta Ada, tramite il suo avvocato si basava sui documenti costitutivi della società in base ai quali figurava esattamente paritetica la quota di proprietà di ciascuna delle due socie. In sostanza ambedue le contendenti avevano tutto il necessario perché nel procedimento giudiziario, come sempre accade nei processi, la verità fosse sempre in bilico da una parte o dall’altra mentre la soluzione del caso specifico si presentasse talmente problematica da far durare il processo per intere annate dense di incomprensioni e di disaccordi.
Lei diceva tra sé e sé: ma come è possibile che due amiche da una intera vita arrivino a questo punto e, colmo dei colmi, lo facciano proprio per quella motivazione economica che tanto avevano aborrito nei loro ragionamenti di amiche fedelissime.
Alla sera tornata a casa si sentiva nervosa, Faticava a sopportare quella casa dove si ritrovava sempre da sola poiché Ada, amica da vecchia data, si guardava bene dal venire a trovarla. Anche il suo cane, che amava da tanti anni, risultava antipatico. Gli disse : vai in terrazzo che sono nervosa. Ma il cane le stava sempre addosso. Più lo respingeva e più egli le si avvicinava per richiedere le solite carezze ed il solito biscottino che gli piaceva tanto. Presa dalla rabbia fece una cosa che non aveva fatto mai: gli mollò un calcio ripetendogli di andare il terrazzo. Il cagnolino emettendo guaiti come non aveva mai fatto, in quel momento fece i suoi bisogni lì in mezzo alla cucina invece che recarsi nella solita sabbia messa allo scopo nella grande terrazza. Maria andò su tutte le furie e urlò adesso ti sistemo io, apri un cassetto e tirò fuori un coltello appuntito per ficcarglielo sulla gola. In quel momento si udì un forte grido che aveva emesso proprio Maria svegliandosi dal terribile sogno che, dormendo alla grossa, stava in realtà facendo. Era ormai l’ora di alzarsi dal letto e prepararsi per andare al lavoro. Mentre camminava, sempre ossessionata dal brutto sogno, le passavano per la mente pensieri di tutti i tipi. Aveva la netta sensazione che i fatti che stavano accadendo fossero mostruosi. Lei si trovava in una situazione inaccettabile, un disaccordo che doveva cessare immediatamente . Ed ancora : ma come è possibile che proprio io, proprio come nel sogno quando mi è venuta l’idea di ammazzare il cane che amo tanto, nello stesso modo abbia avuto il barbaro coraggio di utilizzare elementi come la salute, come la nascita dei figli per fomentare una causa di litigio con la mia carissima amica Ada. Ma ho fatto un’azione infame , ho portato avanti proprio quelle azioni orrende che tanto criticavamo da giovani: non è possibile ! Qui bisogna rimediare subito, cambiare tutto e tornare ai concetti di base della nostra amicizia!
Il fatto che fosse proprio Maria a fare queste considerazioni di aver colpe gravi fece sperare in una composizione di tutti i dissapori tra le due.
La realtà delle discussioni, il tono usato da ciascuna contraente erano diventate così accentuate e riprovevoli da creare un vero trauma a Maria portandola a ragionare in tutt’altro modo, come nella realtà del momento stava facendo.
Nel suo intimo non poteva più sopportare lo stato di cose che si era verificato.
L’ANIMO BUONO TORNA ALLA LUCE – INCARICO AD ARTEMISIO
Accadde infatti un fatto straordinario.
Maria che si sentiva sempre il capo del duo Maria e Ada ma era finalmente ben memore della grande amicizia che aveva legato per anni le due persone, intavolò un discorso molto importante avvicinandosi bonariamente ad Ada e chiedendole, in virtù dell’antica amicizia, di esaminare una variante alla deleteria causa civile che avrebbe comportato anni di incomprensioni. le disse: invece di continuare ad arrabattarsi in discussioni non possiamo , sempre in nome della lunga amicizia, tirar fuori tutte e due il cuore e non la smettiamo con gli avvocati ed in loro vece interpelliamo un investigatore valido che riesca a combinare bonariamente il nostro dissidio ed al tempo stesso anche la questione sorta con l’avvocato ex cliente?. La proposta riguardò in dettaglio l’affidamento del l’incarico all’investigatore Artemisio che risultava essere in grado di concordare avvenimenti anche molto complessi. Ada fu pienamente d’accordo, venne dato l’incarico che Artemisio, accettò di buon cuore ed assunte in tutta fretta le necessarie informazioni per quanto riguardava la questione sorta tra le due amiche.
Artemisio affermò subito che il problema era della massima semplicità. Innanzitutto la causa civile in tribunale tra due amiche, come erano state loro, era l’ultima cosa da fare per mille motivi a partire dal lungo tempo che sarebbe intercorso probabilmente senza giungere ad una fine soddisfacente. Invece sussisteva una soluzione semplicissima. Sarebbe bastato parlare subito con il dipendente che si era licenziato e proporgli che, anziché aprire una nuova attività, prendesse in affitto quella esistente già avviata e della quale egli conosceva benissimo il funzionamento.
Egli con tutta probabilità avrebbe accettato l’ottima proposta. Il canone di affitto che mensilmente gli verrebbe applicato sarebbe stato facilmente diviso a metà fra le due amiche le quali avrebbero potuto in questo modo ritornare ad essere le le stesse di una volta ed alla fine proprietarie di un immobile molto redditizio essendo atto a dare un reddito mensile che poteva bastare per la loro vita.
LA DEFINIZIONE
La proposta di Artemisio venne accettata unanimemente dalle due ex amiche ed anche dal loro ex dipendente che poteva in tal modo disporre di una ditta già affermata da gestire. La denuncia in tribunale venne ritirata da ambedue le contraenti che tornarono amiche come erano un tempo.
Per quanto riguardava la causa intentata dall’avvocato, ad Artemisio fu particolarmente spiegato che tutti i documenti del suo studio erano stati archiviati ordinatamente e che per ritrovarli risultavano le tre possibilità: per nome e cognome, per argomento trattato ed infine per il dossier di riferimento. A tale proposito Artemisio conferì direttamente all’avvocato spiegando che aveva l’incarico di tentare un accordo bonario e come primo intervento chiedeva di poter personalmente ricercare il documento che era stato definito come smarrito, ma che nella realtà non lo era affatto. Di tale documento si conosceva solo l’argomento ma fu sufficiente l’inserimento di questo dato perché il programma restituisse immediatamente il nome del dossier in cui esso faceva parte. Risultò chiaramente che che lo studio dell’avvocato non aveva sfruttato tutte le possibilità di ricerca. In questo modo la causa civile venne subito composta e l’avvocato ritirò la denuncia presentando le sue scuse essendo riuscito a rimettere in sesto l’attività della ditta grazie al ritrovato ed importante documento.
A questo punto le questioni erano tutte risolte. L’attività di organizzazione degli archivi era passata all’ex dipendente che procedeva a pagare regolarmente l’affitto.
A tutto questo corrispose un radicalmente nuovo comportamento delle due amiche-
Maria, rientrata nella vera amicizia con Ada, diventò una specie di zia dei suoi figli e, dimenticati tutti gli screzi dei quali Maria si assunse onestamente la gran parte di colpa, ebbe inizio una nuova vita moto bella per Ada che ritrovò l’amica di sempre, pronta ad aiutarla in tutte le sue questioni per la cui risoluzione era veramente brava mentre la stessa Ada apri la sua famiglia a Maria che vi trovò uno scopo altissimo per trascorrere bene la sua vecchiaia.